重組和再造的優(yōu)化流程

(編碼：057426859090)為發(fā)揮計算機網絡的優(yōu)勢，重組和再造優(yōu)化流程的實質，就是對檔案數字化整個工作流程進行系統(tǒng)分析，不但要打破原有業(yè)務規(guī)程，還要改變行政管理分工，進行全方位的變革。檔案數字化的任何一個細節(jié)都會對整體產生影響，輕者降低效率，重者決定成敗。長春市檔案館高度重視每一個細節(jié)，再造和優(yōu)化了上百個流程和內部標準，保證優(yōu)化技術路線的順利執(zhí)行。

六．檔案數字化示范案例----長春模式

從2004年開始，長春市檔案館以科研課題為先導，以項目管理為手段，以效益實現為檢驗標準，組建并成功運行檔案數字化工作組織架構、資源配置、數字化加工、上網利用“一站式”流水作業(yè)線，探索檔案數字化和網上利用服務工程優(yōu)化模式，終于闖出一條獨特的檔案數字化之路。

(一)實施三個工程，建立一個團隊

長春市檔案館把信息化帶動作為sw戰(zhàn)略，視為一把手工程、班子工程、全員工程突出抓，并創(chuàng)新管理機制，打破行政分工，在計算機網絡環(huán)境下，建立了行政領導、指導專家（技術業(yè)務總負責）、專業(yè)人員、外聘技工20人的長期流程團隊，并與現有計算機和掃描設備進行合理搭配。該團隊由局（館）黨組直接領導，館技術部門提供支持，管理部門提供檔案，專家提供指導，創(chuàng)立了{gx}的組織體系，搭建了投入小產出大機制框架。

（二）集中四個環(huán)節(jié)，堅持流水作業(yè)

文件級目錄數據錄入是檔案數字化的基礎，檔案鑒定是檔案信息資源共享的前提，全文數字化是提升檔案服務水平的途徑，整理是檔案文件實體管理主要環(huán)節(jié)，把上述四個環(huán)節(jié)集中，是提高工作效率和質量的{zj0}選擇。長春市檔案館四集中流水線上，目錄數據錄入崗位安排業(yè)務和技工7名、檔案鑒定崗位安排5人、檔案數字化加工4人、檔案實體整理4人，在網絡環(huán)境下實行集中辦公和流水作業(yè)。

（三）數字化成本降低，數字化速度加快

由于采用{gx}的組織體系和優(yōu)化的技術路線，已有20萬件檔案走下流水線。

低成本主要體現在：20萬件檔案緩銷剔出占24.7%，留存檔案占75.3%；留存的75.3%檔案，全文數字化占25.6%，現用現掃占49.7%，比全部掃描節(jié)省費用40%以上。同時，三年時間建成數據庫50個，文件級數據庫120萬條（包括20萬件全文）；專題數據庫120萬條；照片數據庫2000張；資料數據庫5000條，案卷級目錄數據庫23萬條；現行文件和政府公開信息1萬余件（條）。局域網運行檔案目錄數據260萬余條，20萬件全文；互聯網運行檔案目錄數據120萬條,8萬件全文。完成這樣規(guī)模的數據庫建設，全部人工費只有58.4萬元（包括流程團隊檔案干部的工資），經濟成本很低，時間成本很少。

{gx}率主要體現在：價值鑒定、開放鑒定、數字化篩選、原件掃描、實體整理同步完成，比各項分步做效率高數倍，同時有現用現掃的方法配套，投入少量設備，相當于將20萬件（200萬頁）檔案全部掃描的效果。

（四）利用方式變革，社會效益顯著

為充分發(fā)揮網絡優(yōu)勢，長春市檔案館采取了直接與間接相結合的方法提供利用。

1、直接提供利用：對數字化檔案全文，在局域網內，接待人員利用網絡檢索后直接打印，為用戶提供數字化檔案打印件。在互聯網上提供數字化檔案全文下載、打印服務。并通過CA認證、電子簽名等安全技術，對特定的用戶直接提供加蓋電子簽章的數字化檔案打印件，已有案例。

2．間接提供利用：對目錄數字化檔案，在局域網內，接待人員機檢到檔案后通知檔案庫管人員，檔案庫管人員調出原件全文掃描后，通過網絡打印機直接傳輸打印件，由接待人員提供給用戶。

目前，長春市檔案館基本實現了三個替代：網絡檢索替代手工目錄檢索，查看數字化檔案替代查看紙質檔案，網絡打印替代手工復印。

{gx}益體現在：檔案全文數字化占館藏檔案的10%，提供數字化檔案占利用率的70%。為上萬人提供了檔案證明，公眾成為檔案數字化的{zd0}受益者。檔案數字化成果得到社會公眾，上級檔案和信息化部門，當地黨委、政府，國內外同行的普遍贊譽，數以百計的留言、錦旗、感謝信、獎勵證書、媒體報道就是{zh0}的證明。